Passin ja henkilökortin käännös

Näiden kahden asiakirjan käännös on koko asiakirjakokonaisuutesi ankkuri. Passi nimittäin ratkaisee, miten nimi kirjoitetaan hakemuksessa. Kaikissa muissa käännöksissä käytettävä kirjoitusasu otetaan siitä, ja juuri tämä on tämän sivun varsinainen aihe.

Nimen kirjoitusasun ainoa oikea lähde

Turkkilaisen aakkoston kirjaimilla ç, ğ, ı, ö, ş ja ü ei ole vastinetta kansainvälisissä asiakirjastandardeissa. Siksi etu- ja sukunimi kirjoitetaan passin koneluettavassa kentässä yksinkertaistetuin kirjaimin. Henkilökortin kirjoitusasu ja passin alaosan merkkijono voivat tästä syystä näyttää erilaisilta.

Sääntö on selvä: kaikissa ulkomaille menevissä käännöksissä nimi kirjoitetaan siinä muodossa kuin se lukee passin henkilötietosivulla. Tästä poikkeaminen johtaa siihen, että tutkintotodistuksen henkilön ja viisumihakemuksen henkilön luullaan olevan eri ihmisiä. Viranomaiset havaitsevat tämän eron automaattisilla järjestelmillä ja siirtävät hakemuksen manuaaliseen käsittelyyn.

Jos sukunimi on muuttunut avioliiton vuoksi, sekä vanhan että uuden sukunimen on näyttävä hakemuksessa. Muuten tutkintotodistus on laadittu yhdelle sukunimelle ja passi toiselle, ja näiden välisen yhteyden osoittava asiakirja puuttuu. Yhteys todetaan yleensä vihkirekisteriotteella tai tapahtumatiedot sisältävällä väestörekisteriotteella.

Koneluettava kenttä ja siru

Passin henkilötietosivun alaosassa on kaksirivinen, suuraakkosin kirjoitettu merkkijono. Kenttä on tuotettu rajanylityspaikkojen lukulaitteita varten, ja siihen on koodattu asiakirjan laji, maakoodi, nimi, asiakirjan numero, syntymäaika ja tarkistusnumerot.

Käännöksessä tämä kenttä välitetään sellaisenaan; sen merkkejä ei järjestellä uudelleen ja välilyöntejä edustavat merkit säilytetään. Kentän ”kääntäminen” tai sivuuttaminen rikkoo asiakirjan eheyden. Sama periaate koskee henkilökortin sirua ja sarjanumeroa.

Asiakirjojen numeroita ei järjestellä uudelleen missään muodossa. Välilyönnin lisääminen, kirjaimen ja numeron erottaminen tai alkunollien poistaminen tekee todentamisen mahdottomaksi. Samoin myöntävä viranomainen, myöntämispäivä ja voimassaolopäivä välitetään täydellisinä.

Vanha henkilötodistus ja uusi henkilökortti

Vanhoissa turkkilaisissa henkilötodistuksissa on eri kenttiä kuin uudessa henkilökortissa: niteen numero, perheen järjestysnumero ja järjestysnumero, uskontokenttä sekä tieto rekisteröintipaikasta. Näitä asiakirjoja tulee yhä vastaan arkistoissa ja vanhoissa hakemuksissa, ja niiden käännös edellyttää rekisterilogiikan selittämistä.

Uusi henkilökortti on puolestaan yksinkertaistettu ja lähellä kansainvälisen matkustusasiakirjan standardia. Siinä on henkilönumero, sarjanumero ja koneluettava kenttä. Uskontokenttä ei näy kortin pinnalla; arkaluonteisten tietojen kannalta tämä on kohdemaissa myönteisesti otettu piirre.

Jotkin viranomaiset pyytävät henkilökortin molemmat puolet. Kääntöpuolella ovat äidin ja isän nimi, siviilisääty ja sarjanumero; pelkän etupuolen käännättäminen johtaa siihen, että hakemus katsotaan puutteelliseksi. Käännöksessä ilmoitetaan selvästi, kumpi puoli sisältää minkäkin tiedon.

Oikeaksi todistettu jäljennös: valokopiolla ei pärjää

Henkilöllisyysasiakirjojen alkuperäiskappaletta ei luovuteta millekään viranomaiselle; sen sijaan käytetään notaarin vahvistamaa jäljennöstä. Notaari näkee alkuperäisen ja merkitsee, että valokopio vastaa alkuperäistä. Ulkomaille menevissä hakemuksissa myös käännös perustuu tähän jäljennökseen, ja käännöksessä mainitaan selvästi, että kyseessä on oikeaksi todistettu jäljennös.

Tavalliselle valokopiolle ei anneta apostillea; tämä on yksi yleisimmistä pettymyksistä. Apostille varmentaa allekirjoituksen ja leiman, joten sen alla on oltava varmennettava allekirjoitus. Notaarin jäljennöksessä oleva allekirjoitus täyttää tämän tehtävän, ja koska asiakirja saa oikeudellisen luonteen, apostillen antaa Türkiyen oikeuskomissio.

Myös skannauksen laatu on näissä asiakirjoissa oma kysymyksensä. Henkilökortin ja passin turvakuviot, hologrammit ja pienellä kirjasinkoolla painetut kentät muuttuvat lukukelvottomiksi matalalla resoluutiolla. Värillinen ja korkearesoluutioinen skannaus on ratkaiseva sekä käännöksen oikeellisuuden että vastaanottavan viranomaisen tarkastuksen kannalta.

Valokuva- ja allekirjoituskenttiä ei käännetä vaan kuvaillaan. Käännökseen merkitään hakasulkeissa esimerkiksi ”vasemmassa yläkulmassa haltijan valokuva” tai ”alhaalla allekirjoitus”. Nämä merkinnät helpottavat tekstin lukemista osoittamalla, mitä asiakirjan osaa käännös vastaa.

Milloin henkilöllisyysasiakirjan käännös tarvitaan

Koska passi on monessa maassa jo valmiiksi kansainvälisen standardin mukainen ja monikielinen, siitä ei välttämättä pyydetä erillistä käännöstä. Sen sijaan henkilökortissa on vain turkinkielisiä kenttiä, joten se on käännettävä, jos sitä käytetään ulkomaisen notaarin tai tuomioistuimen edessä.

Yhtiön perustamisessa, pankkitilin avaamisessa, kiinteistön ostossa ja valtakirja-asioissa ulkomailla pyydetään usein henkilöllisyysasiakirjan vahvistettua käännöstä. Perintö- ja väestörekisteriasioissa taas tulee ajankohtaiseksi vanhan henkilötodistuksen käännös.

Lisäksi viisumihakemuksissa voidaan pyytää passin vanhojen sivujen eli aiempien viisumien ja rajanylitysleimojen käännöstä. Koska leimatekstit ovat lyhyitä ja vaikealukuisia, tämä on kärsivällisyyttä vaativaa yksityiskohtatyötä.

Myös vanhentuneet passit päätyvät toisinaan hakemukseen; niillä todistetaan aiempia matkoja tai aiempia oleskelujaksoja. Tällöin käännöksessä mainitaan selvästi, että asiakirjan voimassaolo on päättynyt, koska sitä ei esitetä henkilöllisyyden todisteena vaan menneisyyden kirjauksena.

Käyttötarkoitus ja vahvistustaso

Käyttötarkoitus	Mikä asiakirja	Vahvistustaso
Viisumihakemus	Passi (useimmiten ilman käännöstä)	Tarvittaessa vahvistettu käännös
Pankkitili ulkomailla	Passi + henkilökortti	Notaarin vahvistama
Yhtiön perustaminen ulkomailla	Passi	Notaari + apostille
Ulkomaisen notaarin toimi	Henkilökortin molemmat puolet	Notaari + apostille
Perintö- ja väestörekisteriasia	Vanha henkilötodistus	Notaarin vahvistama

Maakohtaiset erot

Saksassa notaari- ja väestörekisteriasioissa odotetaan henkilöllisyysasiakirjasta tuomioistuimen valtuuttaman kääntäjän käännöstä. Espanjassa käännöksen on oltava ulkoministeriön nimittämältä kääntäjältä; muun kääntäjän käännös katsotaan pätemättömäksi. Kiinassa taas käännöksen on tehtävä virallisesti rekisteröity ja leimaa käyttävä yritys, eikä yksittäisen kääntäjän vakuutusta hyväksytä. Järjestelmäerot löydät maasivultamme.

Henkilöllisyysasiakirjoissa usein tehdyt virheet

• Nimen yksinkertaistaminen eri tavalla kuin passissa ja epäjohdonmukaisuuden synnyttäminen koko hakemukseen.
• Koneluettavan kentän poistaminen käännöksestä tai sen muotoilu uudelleen.
• Vain henkilökortin etupuolen käännättäminen.
• Välilyöntien tai yhdysmerkkien lisääminen asiakirjojen numeroihin.
• Sukunimen muutosta selittävän yhdysasiakirjan jättäminen pois hakemuksesta.
• Vanhentuneen passin esittäminen voimassa olevana asiakirjana.

Päätä asiakirjojesi kirjoitusstandardi heti alussa

Yhdessä hakemuksessa voi olla kymmeniä asiakirjoja; niiden yhteinen nimittäjä on nimi. Kun lähetät meille passisi henkilötietosivun, kiinnitämme kaikissa käännöksissä käytettävän kirjoitusasun ja sovellamme samaa standardia muihin asiakirjoihisi. Kohdekielet löydät kielisivultamme ja toimintaperiaatteemme hintasivultamme; asiakirjasi voit lähettää tarjouslomakkeella.

Seuraava kuvaus tiivistää tyypillisen prosessin; eri viranomaiset voivat pyytää samasta asiakirjasta eri vahvistuksen. Katso voimassa olevat vaatimukset viranomaisen ajantasaisesta asiakirjaluettelosta.