Syntymä- ja vihkitodistuksen käännös

Näiden asiakirjojen kääntäminen näyttää ensi silmäyksellä helpolta: muutama rivi tietoa, muutama päivämäärä, muutama nimi. Todellisuudessa ne ovat nimien kirjoitusasun, paikannimien ja siviilisäätytermien vuoksi useimmin hylätty asiakirjaryhmä. Yhden kirjaimen ero saa henkilön näyttämään toiselta ihmiseltä.

Monikieliset vakiolomakkeet: tilanne, jossa käännöstä ei tarvita

Türkiyen väestörekisteritoimisto voi laatia syntymä- ja vihkitiedot monikielisellä vakiolomakkeella niiden henkilöiden oikeusasemaa koskevien kansainvälisten sopimusten nojalla, joiden osapuoli myös Türkiye on. Näissä lomakkeissa kenttien otsikot on painettu useammalla kielellä ja kentät on numeroitu; asiakirjaa tarkasteleva ulkomainen virkailija voi lukea omankielisestä otsikkoluettelosta, mikä kenttä on mikäkin.

Sopimusvaltioissa nämä asiakirjat hyväksytään useimmiten ilman erillistä käännöstä ja apostillea. Juuri siksi väestörekisteritoimistossa kysytään, haluatko ”kansainvälisen” kappaleen. Jos kohdemaa ei ole sopimuksen osapuoli tai hakemuksen vastaanottava viranomainen soveltaa omaa sääntöään, käytetään perinteistä reittiä: turkinkielinen asiakirja, vahvistettu käännös ja tarvittaessa apostille.

Käytännön neuvo kuuluu näin: kysy ennen asiakirjan hakemista, hyväksyykö kohdeviranomainen monikielisen lomakkeen. Jos hyväksyy, sekä käännös- että apostille-vaihe voivat jäädä pois. Jos ei hyväksy, turkinkielisen kappaleen hakeminen ja prosessin rakentaminen alusta oikein on nopeampaa kuin asiakirjan hakeminen toistamiseen.

Nimen kirjoitusasu: yhden kirjaimen hinta

Turkkilaisen aakkoston kirjaimia ç, ğ, ı, ö, ş ja ü ei ole monessakaan kohdekielessä. Näiden kirjainten yksinkertaistaminen käännöksessä – Şükrü muodossa Sukru, Çağla muodossa Cagla – vaikuttaa ensi näkemältä järkevältä. Nimi on kuitenkin kirjoitettava kaikissa asiakirjoissa samalla tavalla kuin passissa; muuten syntyy vaikutelma kahdesta eri henkilöstä.

Oikea lähestymistapa on säilyttää nimi turkinkielisessä alkuperäisasussaan ja saada se täsmäämään passin kirjoitusasun kanssa. Sama sääntö koskee äidin, isän ja puolison nimiä. Jos sukunimi on muuttunut avioliiton vuoksi, sekä vanhan että uuden sukunimen välittäminen siinä muodossa kuin ne asiakirjassa näkyvät auttaa viranomaista rakentamaan henkilöllisyysketjun.

Paikannimissä sääntö on päinvastainen: syntymäpaikan provinssin, piirin tai kylän nimeä ei käännetä. ”Karadeniz Ereğli” on paikannimi, eikä sen merkitystä välitetä. Vain hallinnollisen yksikön laji – provinssi, piiri, kylä, kaupunginosa – selitetään kohdekielellä. Kylien ja kaupunginosien nimet ovat voineet aiemmin muuttua; asiakirjassa oleva muoto säilytetään.

Käsite-erot avioliittoa koskevissa asiakirjoissa

Ulkomailla avioituvilta pyydetään usein todistusta avioliiton esteettömyydestä; se on erillinen asiakirja, joka osoittaa, ettei henkilön avioitumiselle ole laillista estettä, eikä sitä pidä sekoittaa vihkirekisteriotteeseen. Toinen kirjaa menneen avioliiton, toinen avaa tien tulevalle.

Perhekirjakaan ei ole yksinään kaikkialla hyväksytty asiakirja. Koska se on pienikokoinen, monisivuinen ja voi sisältää käsin tehtyjä merkintöjä, käännöksessä on ilmoitettava selvästi, mikä sivu sisältää minkäkin tiedon. Merkitään, että tyhjät sivut ovat tyhjiä, sekä täytettyjen sivujen sisältö ja leimojen sijainti.

Jos taustalla on avioero, rekisteriin tehty merkintä on ratkaisevan tärkeä. Merkinnässä ilmoitetaan avioeropäätöksen päivämäärä, tuomioistuin ja päätöksen numero; jos tämä rivi jää pois, henkilö näyttää yhä naimisissa olevalta ja uusi avioliittohakemus hylätään. Merkintä on kirjoitettu pienellä kirjasinkoolla ja lyhentein, joten se jää skannauksessa helposti huomaamatta.

Myös tieto avioliiton solmimisesta vastanneesta viranomaisesta on välitettävä. Türkiyessä vihkimisen toimittaa kunnan vihkiviranomainen; koska joissakin kohdemaissa avioliitto solmitaan uskonnollisesti tai tuomioistuimessa, virkailija haluaa nähdä, minkä viranomaisen allekirjoitus asiakirjassa on. Ilmaisun ”vihkiviranomainen” ohittaminen epämääräisellä vastineella herättää turhia kysymyksiä avioliiton virallisuudesta.

Vastakkainen suunta: ulkomailla syntyneen lapsen rekisteröinti

Asiakirjat eivät kulje aina Türkiyestä ulospäin. Jotta ulkomailla syntynyt lapsi saadaan merkityksi perherekisteriin Türkiyessä, syntymämaan väestörekisteriviranomaisen antama syntymätodistus tuodaan Türkiyeen. Tämä asiakirja apostille-varmennetaan lähtömaassa, minkä jälkeen Türkiyessä turkkilainen auktorisoitu kääntäjä kääntää sen ja notaari vahvistaa käännöksen.

Yleisin ongelma tähän suuntaan on se, että lapsen nimi on kirjoitettu lähtömaan asiakirjaan kyseisen maan aakkosilla. Se, millä kirjaimilla nimi kirjataan turkkilaiseen väestörekisteriin, määrää lapsen tulevan passin ja kaikki hänen myöhemmät asiakirjansa. Siksi päätös tehdään kerran ja sama muoto säilytetään jokaisessa seuraavassa asiakirjassa.

Sama logiikka pätee ulkomailla solmittujen avioliittojen rekisteröintiin Türkiyessä. Ulkomainen vihkitodistus toimitetaan apostilleineen ja vahvistettuine käännöksineen väestörekisteritoimistoon; puolison nimi, syntymäpaikka ja kansalaisuus kirjataan siinä muodossa kuin ne asiakirjassa lukevat.

Mikä asiakirja, mistä ja millä vahvistuksella

Asiakirja	Laatija	Tyypillinen käyttö	Vahvistustaso
Syntymärekisteriote	Väestörekisteritoimisto	Kansalaisuus, perheenyhdistäminen	Vahvistettu käännös + apostille
Kansainvälinen syntymätodistus	Väestörekisteritoimisto	Suora esittäminen sopimusvaltioissa	Useimmiten ei tarvita
Vihkirekisteriote	Väestörekisteritoimisto	Puolisoviisumi, oleskelulupa	Vahvistettu käännös + apostille
Todistus avioliiton esteettömyydestä	Väestörekisteritoimisto	Avioliitto ulkomailla	Notaari + apostille
Perhekirja	Väestörekisteritoimisto	Tukiasiakirja	Vahvistettu käännös

Maakohtaiset erot

Saksassa väestörekisteriviranomaiset (Standesamt) hyväksyvät käännöksen vain tuomioistuimen valtuuttamalta kääntäjältä ja haluavat nähdä asiakirjan apostille-varmennetun alkuperäiskappaleen; perheenyhdistämishakemuksissa molempia edellytyksiä vaaditaan yhdessä. Alankomaissa IND ja oppilaitokset pyytävät eri asiakirjakokonaisuuksia, joten samasta syntymätodistuksesta voidaan tarvita kaksi eri kappaletta; lisäksi kääntäjän on oltava merkittynä Rbtv-rekisteriin. Yhdysvalloissa ei ole auktorisoitujen kääntäjien järjestelmää, vaan maahanmuuttoviranomainen pitää riittävänä käännökseen liitettyä allekirjoitettua oikeellisuusvakuutusta. Nämä järjestelmäerot löydät maittain maaoppaastamme.

Näille asiakirjoille tyypilliset virheet

• Nimen kirjoittaminen eri kirjaimin kuin passissa; se on väestörekisteriasiakirjojen yleisin hylkäyksen syy.
• Avioeroa tai nimenmuutosta koskevan merkinnän huomaamatta jääminen.
• Syntymäpaikan kääntämisen yrittäminen; paikannimet välitetään, niitä ei käännetä.
• Turkkilaisen kappaleen hakeminen silloin, kun monikielisen kansainvälisen kappaleen olisi voinut saada, ja siitä aiheutuvat turhat käännös- ja apostille-kulut.
• Päivämäärien jättäminen sovittamatta kohdemaan järjestykseen; päivämäärä 03.07.2019 osuu eri päivälle virkailijalla, joka lukee ensin kuukauden ja sitten päivän.
• Vain perhekirjan ensimmäisen sivun käännättäminen ja leimattujen sivujen jättäminen pois.

Ajattele perheesi asiakirjoja kokonaisuutena

Syntymä- ja vihkitodistuksia ei juuri koskaan esitetä yksinään; ne muodostavat kokonaisuuden yhdessä väestörekisteriotteen, passin ja usein rikosrekisteriotteen kanssa. Kun nimet, päivämäärät ja paikannimet on kirjoitettu tässä kokonaisuudessa yhdenmukaisesti, hakemus etenee nopeasti. Kohdekielet löydät kielisivultamme ja toimintaperiaatteemme hintasivultamme; asiakirjasi voit lähettää tarjouslomakkeella.

Tämä sisältö antaa yleisen kehyksen; se, tarvitaanko apostillea tai notaarin vahvistusta, riippuu hakemuksen vastaanottavasta viranomaisesta. Varminta on pyytää asianomaiselta yksiköltä kirjallinen vahvistus ennen työn aloittamista.