Rikosrekisteriotteen käännös

Asiakirja on pakollinen ulkomailla haettaessa oleskelulupaa, työlupaa ja kansalaisuutta sekä joissakin ammatinharjoittamista koskevissa hakemuksissa. Osa maista vaatii lisäksi erillisen rikosrekisteriotteen jokaisesta maasta, jossa hakija on viime vuosina asunut; tällöin Türkiyestä saatu ote on vain yksi ketjun lenkki.

Rikosrekisterimerkinnän ja arkistomerkinnän ero

Merkintätyyppejä on kaksi, ja niiden sekoittaminen keskenään on yleisin ongelma. Rikosrekisterimerkintä osoittaa tuomiot, joita pannaan parhaillaan täytäntöön tai joita pidetään voimassa olevina. Arkistomerkintä puolestaan sisältää aiemmat merkinnät, joiden rangaistus on kokonaan suoritettu, jotka on poistettu tai jotka on tietyin edellytyksin siirretty arkistoon.

Suurin osa ulkomaisista viranomaisista pyytää otteen, joka sisältää myös arkistomerkinnät, koska arviointi ei koske vain nykyhetkeä vaan myös menneisyyttä. Valinta on tehtävä jo otetta tilattaessa. Pelkän rikosrekisterimerkinnän hankkiminen ja sen toimittaminen hakemukseen, jossa vaaditaan arkistomerkinnät, tarkoittaa hakemista oikein käännetyllä mutta väärällä asiakirjalla.

Myös käännöksessä nämä kaksi käsitettä on erotettava toisistaan ja vastattava kumpaankin oikein. Niiden supistaminen yhdeksi ilmaisuksi hämärtää otteen kattavuuden ja johtaa siihen, että vastaanottava viranomainen pyytää lisäasiakirjoja.

e-Devlet-tuloste, QR-koodi ja viranomaisen valinta

Kun asiakirja haetaan e-Devlet-palvelusta, siinä on QR-koodi ja varmennusnumero. Tämä koodi on ainoa tekijä, joka todistaa asiakirjan aitouden; käsin tehtyä allekirjoitusta ja leimaa ei ole. Käännöksessä on aina mainittava QR-koodin olemassaolo, sen alla oleva varmennusnumero ja varmennusosoite.

Tärkeä on myös kysymys ”mitä viranomaista varten”, jonka järjestelmä esittää otetta haettaessa. Valittu käyttötarkoitus voi vaikuttaa asiakirjan sisältöön ja siihen, näkyvätkö arkistomerkinnät. Ulkomaille toimitettavia asiakirjoja varten on valittava oikea vaihtoehto; väärä valinta voi kaventaa otteen kattavuutta.

Jos apostille tarvitaan, e-Devlet-tuloste ei useinkaan riitä. Koska apostille varmentaa allekirjoituksen ja leiman, oikeustalolta on hankittava käsin allekirjoitettu ja leimattu kappale. Koska rikosrekisteriote katsotaan oikeudelliseksi asiakirjaksi, apostillea haetaan toimivaltaiselta Türkiyen oikeuskomissiolta, ei provinssihallinnolta.

Voimassaoloaika: kapein aikaikkuna

Rikosrekisteriote osoittaa tilanteen sinä hetkenä, jona se on annettu; seuraavana päivänä tilanne voi olla toinen. Siksi viranomaiset suhtautuvat tähän asiakirjaan tiukemmin kuin muihin. Monet maahanmuuttoviranomaiset edellyttävät, että ote on hankittu viimeisten kolmen kuukauden aikana, ja jotkin laskevat rajan yhteen kuukauteen.

Myös prosessiketju on pitkä: hanki ote, teetä sille apostille, teetä käännös, hanki notaarin vahvistus ja tarvittaessa toinen apostille. Ketjun läpivientiin kuluva aika voi syödä otteen voimassaoloikkunan. Siksi rikosrekisteriote on hankittava viimeisenä, vasta kun kaikki muut hakemuksen asiakirjat ovat valmiina.

Asiakirjaan merkityn antopäivän on näyttävä käännöksessä selvästi. Päiväys on kirjoitettu järjestyksessä päivä-kuukausi-vuosi, ja maissa, joissa käytetään järjestystä kuukausi-päivä, se voidaan lukea väärin, jolloin asiakirjaa luullaan todellista vanhemmaksi tai uudemmaksi.

Reitti ulkomailla asuville

Myös ulkomailla asuvat Türkiyen kansalaiset voivat hankkia rikosrekisteriotteen. Ne, joilla on pääsy e-Devlet-palveluun, saavat otteen verkossa; muille on olemassa konsulaattien kautta kulkeva reitti. Koska apostille kuitenkin haetaan Türkiyessä toimivalta viranomaiselta, prosessi voi pidentyä hakemuksissa, joissa vaaditaan käsin allekirjoitettu kappale.

Tällöin käytännöllinen ratkaisu on valtuuttaa asiamies Türkiyessä. Valtakirja voidaan laatia asuinmaan turkkilaisessa konsulaatissa, ja se antaa asiamiehelle mahdollisuuden hankkia rikosrekisteriote ja hoitaa apostille-menettely. Nämä valtuudet on kirjattava valtakirjan sisältöön nimenomaisesti.

Jos hakijalla on asumishistoriaa useassa maassa, jokaisesta maasta pyydetään oma otteensa ja jokainen niistä laillistetaan omassa maassaan. Türkiyestä saatu ote on yksi tämän ketjun lenkki; jos muiden maiden asiakirjoja käytetään Türkiyessä, suunta kääntyy ja ne käännetään sekä vahvistetaan notaarilla täällä.

On ratkaisevaa, että nimi näkyy ketjun jokaisessa lenkissä samassa kirjoitusasussa. Eri maiden asiakirjoissa nimi on voitu kirjoittaa kunkin maan oman kirjaimiston mukaan; kun nämä erot selitetään passin kirjoitusasun pohjalta, hakemuksen eheys säilyy.

Ilmauksen ”ei merkintöjä” kääntäminen

Asiakirjan ratkaisevin virke on se, jossa todetaan, ettei merkintöjä ole. Jos tälle virkkeelle annetaan kohdekielessä epämääräinen tai heikko vastine, virkailija ei voi olla varma siitä, mitä asiakirja sanoo. Vastineen on kannettava epäröimättä merkitys ”hänen rikosrekisterissään ei ole yhtään merkintää”.

Jos merkintöjä on, tehtävä käy vieläkin herkemmäksi. Rikosnimikkeet, rangaistuslajit ja täytäntöönpanon tilat ovat kunkin oikeusjärjestelmän omia käsitteitä; niiden ”kääntäminen” kohdemaan lähimmäksi rikosnimikkeeksi on virhe. Oikea lähestymistapa on säilyttää turkkilaisen oikeuden mukainen nimike ja antaa sille selittävä vastine. Päätösten päivämäärät, tuomioistuinten nimet ja asianumerot siirretään sellaisinaan.

Myöskään otsikkoriviä, jossa kerrotaan, mitä tarkoitusta varten asiakirja on annettu, ei saa jättää pois. Rivi osoittaa otteen kattavuuden ja sen, mille viranomaiselle asiakirja on annettu; jos se ei näy käännöksessä, vastaanottava viranomainen ei voi olla varma siitä, onko asiakirja laadittu juuri sitä varten.

Käyttötarkoitus ja vahvistustaso

Käyttötarkoitus	Tarvittava otetyyppi	Vahvistustaso
Matkailuviisumin hakemus	Rikosrekisterimerkintä	Vahvistettu käännös
Työlupahakemus	Rikosrekisteri- ja arkistomerkinnät	Notaari ja apostille
Oleskelu- ja asumislupa	Rikosrekisteri- ja arkistomerkinnät	Notaari ja apostille
Kansalaisuushakemus	Rikosrekisteri- ja arkistomerkinnät	Notaari ja apostille
Ammatinharjoittamislupa ja toimilupa	Vaihtelee viranomaisen mukaan	Notaarin vahvistama

Maakohtaiset erot

Australiaan tehtävissä hakemuksissa vaaditaan NAATI-akkreditoitu kääntäjä, ja maahanmuuttoviranomainen tarkastaa asiakirjan tuoreuden huolellisesti. Kanadassa edellytetään kääntäjää, joka on rekisteröitynyt provinssin kääntäjäyhdistykseen; muussa tapauksessa käännökseen liitetään valaehtoinen vakuutus, ja koska apostillekäytäntö on muuttunut lähiaikoina, ajantasainen tilanne on syytä varmistaa virallisesta luettelosta. Saksassa taas vaaditaan tuomioistuimen valtuuttaman kääntäjän käännös ja apostille yhdessä. Yksityiskohdat ovat maaoppaassamme.

Tälle asiakirjalle tyypilliset virheet

• Vain rikosrekisterimerkinnän hankkiminen, vaikka arkistomerkinnät pyydetään.
• Otteen hankkiminen heti hakemuksen alussa, jolloin voimassaoloikkuna kuluu loppuun.
• Apostillen hakeminen provinssihallinnolta; oikeudellisen asiakirjan viranomainen on oikeustalolla.
• Apostillen hakeminen QR-koodillisella e-Devlet-tulosteella.
• Rikos- ja rangaistusnimikkeiden rinnastaminen kohdemaan käsitteisiin.
• Varmennusnumeron jättäminen mainitsematta käännöksessä.

Rakenna järjestys oikein, älä hukkaa aikaa

Rikosrekisteriotteessa onnistuminen riippuu ajoituksesta jo ennen käännöksen laatua. Kun kerrot meille kohdemaan ja hakemuksen päivämäärän, suunnittelemme yhdessä, missä vaiheessa ote kannattaa hankkia ja mitä vahvistuskerroksia siltä vaaditaan. Kielivaihtoehdot ovat kielisivullamme ja kaupunkitiedot provinssisivullamme; asiakirjaasi varten voit käyttää tarjouslomaketta.

Seuraava kuvaus tiivistää tyypillisen prosessin; eri viranomaiset voivat vaatia samasta asiakirjasta eri vahvistuksen. Lopullisen vaatimuksen määrittää se viranomainen, jolle hakemus jätetään; varmista asia etukäteen.