Notaarin vahvistaman käännöksen prosessi

Lähtökohta on tämä erottelu: notaari ei vahvista käännöstä vaan käännöksen alla olevan allekirjoituksen. Tämä yksi virke selittää, miksi prosessi etenee juuri tässä järjestyksessä ja miksi korjauksia ei voi tehdä jälkikäteen.

Kuka vahvistaa mitäkin?

Ketjussa on kolme eri vastuuta, eivätkä ne korvaa toisiaan. Asiakirjan antanut viranomainen vastaa sisällön oikeellisuudesta. Kääntäjä vastaa siitä, että käännös vastaa alkuperäistä asiakirjaa. Notaari taas toteaa vain sen, että allekirjoitus todella on kyseisen kääntäjän.

Tämän rakenteen käytännön seuraus on se, ettei notaarin vahvistus ole laatutodistus. Kun viranomaiset pyytävät notaarin vahvistusta, he eivät hae laatua vaan vastuullisen henkilöllisyyttä. He haluavat, että riidan syntyessä on selvää, kuka on vastapuoli.

Rakenteen ymmärtämisestä on käytännön hyötyä: notaarin vahvistuksen saaminen ei osoita, että käännös olisi virheetön. Tarkastuksen tekee se osapuoli, joka asiakirjaa käyttää, eli sinä. Tehokkain laadunvarmistus on lukea omin silmin nimen kirjoitusasu, syntymäaika ja asiakirjan numero ennen vahvistusta.

Kuka voi olla turkkilainen auktorisoitu kääntäjä?

Türkiyessä auktorisoidun kääntäjän asema ei ole valtion arvonimi, joka annettaisiin keskitetyllä kokeella. Kääntäjä hakee sitä notaarilta kielitaitonsa osoittavilla asiakirjoilla; notaari kirjaa tämän ilmoituksen valapöytäkirjaan ja säilyttää nimikirjoitusnäytteen rekisterissään. Tästä hetkestä lähtien kääntäjän allekirjoitus tunnetaan kyseisessä notaarin toimistossa.

Tästä seuraa kaksi asiaa. Ensinnäkin valtuus perustuu suhteeseen, joka syntyy notaarin kanssa; koko maan kattavaa yhtä keskusrekisteriä ei ole. Toiseksi nimike ei ole kielitaidon taso vaan vastuuilmoitus. Käännöksen laatu riippuu kääntäjän koulutuksesta ja kokemuksesta; valapöytäkirja ei mittaa sitä.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että ilmaus ”turkkilainen auktorisoitu kääntäjä” antaa takeet alarajasta muttei kerro ylärajasta mitään. Kokemus kyseisestä asiakirjatyypistä, toisen tarkastuksen käytäntö ja termien johdonmukaisuus ovat asioita, jotka on kysyttävä nimikkeestä riippumatta.

Missä tapauksissa notaarin vahvistusta ei tarvita?

Notaarin vahvistus hankitaan siksi, että viranomainen sitä vaatii; se ei ole automaattinen vaatimus jokaisessa käännöksessä. Sisäinen käyttö, alustava tarkasteluvaihe, tiedoksi tarkoitettu kirjeenvaihto ja kaupalliset neuvottelut eivät yleensä vaadi vahvistusta. Tarpeeton vahvistus on sekä kulu että ajanhukka.

Toisaalta jotkin viranomaiset tyytyvät pelkkään vahvistettuun käännökseen ja kirjoittavat sen selvästi. Moni ulkomainen yliopisto ja maahanmuuttoviranomainen kuuluu tähän ryhmään: toimiston vakuutus ja leima riittävät. Türkiyen viralliset virastot taas vaativat useimmiten notaarin vahvistuksen.

Oikea tapa päättää ei ole arvaus vaan varmistus. Viranomaisen verkkosivuilla oleva asiakirjaluettelo tai hakuopas antaa tähän kysymykseen useimmiten selvän vastauksen. Jos sitä ei löydy, kirjallinen kysymys estää etukäteen muutaman päivän viivästyksen.

Vaihe	Kuka tekee	Mitä tarkastellaan	Mitä tapahtuu, jos vaihe ohitetaan
Asiakirjan hankinta	Hakija	Tuoreus, alkuperäiskappale, luettavuus	Aineisto palautuu notaarivaiheessa
Laajuuden päättäminen	Hakija ja toimisto	Kohdeviranomaisen kirjallinen vaatimus	Vahvistusta hankitaan liikaa tai liian vähän
Käännös	Turkkilainen auktorisoitu kääntäjä	Luvut, nimet, päiväykset, asettelu	Korjaus ei ole enää mahdollinen vahvistuksen jälkeen
Toinen tarkastus	Toimisto	Vertailu alkuperäiseen	Virheet siirtyvät viralliseen kappaleeseen
Allekirjoitus ja leima	Kääntäjä	Vakuutustekstin täydellisyys	Notaari ei voi vahvistaa
Notaarin vahvistus	Notaarin toimisto	Allekirjoituksen vastaavuus rekisterin kanssa	Asiakirjaa ei hyväksytä virallisessa menettelyssä

Prosessi vaihe vaiheelta

1. Pyydä kohdeviranomaiselta kirjallinen vaatimus. Ilmaus ”notaarin vahvistamana” ei riitä; samasta kirjeestä on käytävä ilmi myös se, tarvitaanko apostille.
2. Varaa asiakirjan alkuperäiskappale. Notaarin toimenpiteen yhteydessä odotetaan, että alkuperäiskappale tai oikeaksi todistettu jäljennös esitetään.
3. Määritä kappalemäärä. Vahvistettu kappale jää sille viranomaiselle, jolle se toimitetaan. Jos haet kolmelta viranomaiselta, pyydä kolme kappaletta heti alussa.
4. Teetä käännös. Kun tehtävään määrätään kääntäjä, joka hallitsee kyseisen asiakirjatyypin, myöhempien korjausten tarve vähenee.
5. Tee tarkastus myös itse. Lue itse nimen kirjoitusasu, syntymäaika, asiakirjan numero ja paikannimet; näissä kentissä tehdään eniten virheitä.
6. Vie notaarin toimenpide loppuun. Kääntäjän allekirjoitusta verrataan rekisteriin ja se vahvistetaan.
7. Siirry tarvittaessa apostilleen. Notaarin vahvistama käännös katsotaan oikeudelliseksi asiakirjaksi, ja sen apostille haetaan Türkiyen oikeuskomissiolta.

Oma tarkistuslistasi

• Onko nimesi sama kuin passissa latinalaisin kirjaimin kirjoitettu muoto?
• Vastaavatko syntymäaika ja -paikka henkilöllisyystodistuksen tietoja?
• Onko asiakirja- ja sarjanumerot siirretty täydellisinä?
• Onko sinetit, leimat ja käsin kirjoitetut merkinnät mainittu käännöksessä?
• Onko sivumäärä sama kuin alkuperäisessä asiakirjassa?
• Onko kohdekieli oikea? Jotkin viranomaiset edellyttävät omaa virallista kieltään.
• Montako kappaletta tarvitaan?

Yleisimmät virheet

Korjauksen pyytäminen vahvistuksen jälkeen. Tämä on prosessin kallein virhe. Vahvistus on sidottu allekirjoitukseen; heti kun tekstiin kosketaan, vahvistus menettää pätevyytensä ja toimenpide tehdään alusta. Siksi tarkastus on tehtävä ennen notaaria.

Apostillen hankkiminen väärässä järjestyksessä. Jos apostille haetaan käännökselle silloin, kun se kuuluisi hakea alkuperäiselle asiakirjalle, tai päinvastoin, aineisto hylätään. Järjestyksen ratkaisee kohdeviranomaisen vaatimus.

Puuttuva ketju ulkomaisessa asiakirjassa. Jotta ulkomailla laadittua asiakirjaa voidaan käyttää Türkiyessä, sen on oltava vahvistettu omassa maassaan. Türkiyessä toimiva notaari ei vahvista ulkomaisen viranomaisen toimivaltaa.

Hakeminen usealle viranomaiselle yhdellä kappaleella. Viranomainen ei palauta kappaletta. Jos kappalemäärää ei suunnitella alusta alkaen, prosessi käydään läpi toiseen kertaan.

Väärän kohdekielen valitseminen. Joillakin mailla on useampi virallinen kieli, ja se, mitä kieltä vaaditaan, vaihtelee hakualueen mukaan. Väärälle kielelle tehty käännös hylätään heti, vaikka se olisi teknisesti moitteeton.

Asiakirjan tuoreusvaatimuksen huomaamatta jättäminen. Moni viranomainen vaatii, että asiakirja on tuore. Käännöksen tuoreus ei korvaa tätä; katsottava asia on asiakirjan antopäivä.

Kuinka kauan notaarin vahvistama käännös on voimassa?

Vahvistetulla käännöksellä ei itsellään ole viimeistä käyttöpäivää. Viranomaiset katsovat kuitenkin asiakirjan antopäivää. Siksi vuosi sitten vahvistettua turkkilaisen väestörekisteriotteen käännöstä ei välttämättä hyväksytä, vaikka käännös olisi moitteeton; vaadittu asia on tuoreen asiakirjan käännös.

Sen sijaan tilanne on toinen asiakirjoissa, joiden päiväys ei muutu, kuten tutkintotodistuksissa. Tutkintotodistuksen vahvistettua käännöstä voi käyttää vuosienkin päästä, koska asiakirjan sisältö ei muutu. Yksinkertainen tapa tehdä ero on tämä: osoittaako asiakirja hetkellisen tilanteen vai todistaako se pysyvän tosiasian?

Hetkellisen tilanteen osoittavat asiakirjat (turkkilainen väestörekisteriote, rikosrekisteriote, turkkilainen asuinpaikkatodistus, tilin saldo) on uusittava. Pysyvän tosiasian todistavia asiakirjoja (tutkintotodistus, turkkilainen syntymätodistus, tuomioistuimen päätös) ei yleensä uusita. Tämä erottelu vähentää tuntuvasti turhan toiston kuluja.

Valmistelu, joka nopeuttaa prosessia

• Aseta kohdeviranomaisen kirjallinen vaatimus aineiston päällimmäiseksi; siihen katsotaan joka vaiheessa.
• Kokoa asiakirjojen alkuperäiskappaleet fyysisesti yhteen; eri kaupungeissa olevat asiakirjat määrittävät aikataulun.
• Merkitse muistiin nimesi kirjoitusasu passissasi ja ilmoita se käännöstiimille.
• Päätä, kuinka monelle viranomaiselle haet, ja pyydä kappalemäärä sen mukaan.
• Kysy heti alussa, tarvitaanko apostille; myöhemmin lisätty vaihe sekoittaa aikataulun.
• Lue käännöksen ensimmäinen versio ennen vahvistusta; korjaus on maksuton vain tässä vaiheessa.

Miten maksut määräytyvät?

Eriä on kaksi. Käännöspalvelun hinta on toimiston määrittämä ja vaihtelee laajuuden, kieliparin ja asiakirjatyypin mukaan. Notaarin maksu taas määräytyy virallisen taksan mukaan; se ei vaihtele notaarien välillä eikä sisälly toimiston hinnoitteluun.

Kun tämä ero ymmärretään, kysymys ”mikä notaari on halvempi” menettää merkityksensä. Ainoa vertailtava asia on käännöspuolen laajuus: sisältyykö siihen toinen tarkastus, kuuluuko kappalemäärä hintaan ja mikä on toimitusaika. Kerromme hintasivulla, miten käännöserä lasketaan, ja asiakirjaoppaassa, mitkä asiakirjat vaativat vahvistuksen. Voit lähettää aineistosi tarjouslomakkeella.

Seuraava kuvaus tiivistää tyypillisen käytännön; viranomaisten toimintatavat voivat vaihdella. Varmista yksityiskohdat siltä viranomaiselta, jolle toimitat asiakirjat.