Väestörekisteriotteen käännös

Asiakirja heijastaa yhtä turkkilaisen hallintojärjestelmän omaleimaisinta rakennetta: perherekisterin logiikkaa. Henkilöitä ei ole merkitty yksitellen vaan numeroituna perheyksikön sisällä. Tämä rakenne ei ole ulkomaiselle virkailijalle tuttu, ja käännöksen varsinainen tehtävä on tehdä tuo logiikka ymmärrettäväksi.

Niteen numero, perheen järjestysnumero, henkilön järjestysnumero

Asiakirjan yläosassa provinssin, piirin, kaupunginosan tai kylän nimen jälkeen tulee kolme numeroa: niteen numero, perheen järjestysnumero ja henkilön järjestysnumero. Ne eivät ole osoite vaan sijainti rekisterissä. Numerot eivät muutu, vaikka henkilö muuttaisi; väestörekisteriin kirjaamispaikka ja asuinpaikka ovat eri asioita.

Ulkomaiset viranomaiset luulevat näitä kenttiä usein syntymäpaikaksi tai osoitteeksi. Siksi kenttien nimet on käännöksessä annettava selittävässä muodossa: lyhyesti mainitaan, mitä kukin numero osoittaa ja mitä rekisterin käsite tarkoittaa. Numerot itsessään välitetään muuttumattomina.

Myös rivi ”väestörekisteriin kirjaamispaikka” on altis samankaltaiselle väärinkäsitykselle. Se ei osoita henkilön syntymäpaikkaa vaan paikkaa, jossa hänen perheensä rekisteriä pidetään; syntymäpaikka on oma kenttänsä. Näiden kahden sekoittaminen synnyttää vaikutelman ristiriidasta erityisesti kansalaisuus- ja sukulaisuusasioissa.

Tapahtumatiedot sisältävä ote ja tapahtumahistoria

Tapahtumatiedot sisältävä väestörekisteriote näyttää henkilön siviilisäädyn muutokset päivämäärineen: avioliiton, avioeron, etu- tai sukunimen muutoksen, adoption, tunnustamisen, kansalaisuuden myöntämisen ja kuoleman. Nämä rivit ovat asiakirjan arvokkain osa, sillä ne tiivistävät henkilön oikeudellisen historian yhdelle sivulle.

Tapahtumarivit on kirjoitettu lyhentein ja teknisesti; jokaisella rivillä on tapahtuman laji, päivämäärä ja peruste. Peruste on useimmiten tuomioistuimen päätös tai hallinnollinen toimi, ja siihen viitataan numerolla. Näiden numeroiden ja päivämäärien täydellinen välittäminen on välttämätöntä, jotta ulkomainen viranomainen voi todentaa tapahtuman.

Etu- tai sukunimen muutosta koskevilla merkinnöillä on erityinen merkitys. Jos henkilö esiintyy vanhoissa asiakirjoissaan toisella nimellä, tämä rivi on ainoa todiste, joka yhdistää kaksi henkilöllisyyttä toisiinsa. Muutosmerkinnän ohittaminen voi johtaa siihen, että hakemuksen asiakirjojen luullaan kuuluvan eri henkilöille.

Sarakeotsikot ja tilakentät

Asiakirjassa on lyhyitä mutta tulkinnanvaraisia kenttiä. Sarake ”tila” osoittaa, onko henkilö elossa vai kuollut; se, että kenttä näyttää tyhjältä, ei ole puute vaan järjestelmämerkinnän muoto. Ulkomainen virkailija voi epäröidä nähdessään kentän tyhjänä, joten tilan kirjoittaminen käännökseen selvästi on paikallaan.

Kenttä ”siviilisääty” saa arvot naimaton, naimisissa, eronnut ja leski; niiden kohdekieliset vastineet valitaan huolella, koska niillä on oikeudellisia seurauksia. Kenttä ”uskonto” taas katsotaan monessa maassa arkaluonteiseksi tiedoksi; jos se on asiakirjassa, se on myös käännöksessä, mutta sitä ei lisätä eikä tulkita.

Äidin ja isän nimet toistuvat joka rivillä; niiden esiintyminen samassa kirjoitusasussa läpi koko hakemuksen on ratkaisevaa sukulaisuusasioissa. Kun sama henkilö on yhdessä asiakirjassa ”Mehmet” ja toisessa ”Mehmed”, viranomainen voi pyytää lisäasiakirjoja.

Miten ulkomaan kansalainen puolisona ja lapset näkyvät rekisterissä

Kahden kansalaisuuden avioliitoissa perherekisteri sisältää myös ulkomaan kansalaisen puolison; hänen tietonsa on kuitenkin siirretty lähtömaan asiakirjoista, joten ne voivat olla kirjoitettuna eri tavalla. Nimen kirjainmuutokset turkkilaiseen rekisteriin siirryttäessä voivat myöhemmin aiheuttaa ristiriidan ulkomailla esitettävässä hakemuksessa.

Käännöksessä noudatettava linja on välittää merkintä sellaisenaan eikä yrittää korjata eroa lähtömaan asiakirjan kirjoitusasuun. Oikaisuvalta ei ole kääntäjällä vaan väestörekisteritoimistolla. Jos ero aiheuttaa pysyvän ongelman, oikea ratkaisu on tehdä rekisterin oikaisuhakemus.

Myös ulkomailla syntyneet lapset merkitään rekisteriin jälkikäteen; merkinnässä syntymäpaikkana näkyy ulkomainen kaupunki. Kaupungin nimeä ei käännetä, ja jos sillä on kohdekielessä vakiintunut kirjoitusasu, käytetään sitä. Samalla rivillä oleva rekisteröintipäivä voi poiketa syntymäpäivästä; näiden kahden sekoittaminen näyttää lapsen iän väärin.

Kaksoiskansalaisuuden osalta toinen kansalaisuus ei välttämättä näy asiakirjassa; väestörekisterimerkintä kertoo vain turkkilaisen kansalaisuuden piiriin kuuluvan tilanteen. Kun tätä rajaa ei hämärretä käännöksessä, vastaanottava viranomainen ei anna asiakirjalle laajempaa merkitystä kuin sillä on.

Kansainvälisen kappaleen vaihtoehto

Türkiyen väestörekisteritoimisto voi laatia eräitä merkintöjä monikielisellä kansainvälisellä lomakkeella. Lomakkeessa kenttien otsikot ovat useammalla kielellä ja numeroituina; sopimusvaltioissa se hyväksytään useimmiten ilman erillistä käännöstä ja apostillea. Kun tarvitaan tapahtumahistoriaa, kansainvälinen lomake voi kuitenkin jäädä riittämättömäksi ja tarvitaan turkinkielinen kappale käännöksineen.

Oikea lähestymistapa on selvittää viranomaiselta etukäteen, mitä kappaletta pyydetään. Jos kansainvälinen lomake riittää, sekä käännös- että apostille-vaihe jäävät pois; jos se ei riitä, turkinkielisen kappaleen hakeminen heti estää toisen hakemuskierroksen.

Kansainvälisellä lomakkeella on vielä yksi rajoitus: kenttiä on rajallinen määrä ja se sisältää vain perustiedot. Perintö- ja kansalaisuusasioissa, joissa sukulaisuussuhteet on esitettävä yksityiskohtaisesti, lomake ei useinkaan riitä. Silloin ainoa oikea tie on tapahtumatiedot sisältävä turkinkielinen kappale ja sen täydellinen käännös.

Käyttötarkoitus ja vahvistustaso

Käyttötarkoitus	Sopiva kappale	Vahvistustaso
Siviilisääty viisumihakemuksessa	Henkilön oma ote	Vahvistettu käännös
Perheenyhdistämishakemus	Tapahtumatiedot sisältävä ote	Notaari + apostille
Avioliitto ulkomailla	Tapahtumatiedot sisältävä ote	Notaari + apostille
Perintö- ja perunkirjoitusasia	Tapahtumatiedot sisältävä ote	Notaari + apostille
Kansalaisuushakemus	Tapahtumatiedot sisältävä ote	Notaari + apostille

Maakohtaiset erot

Saksassa väestörekisteriviranomaiset pyytävät tapahtumatiedot sisältävää otetta ja tuomioistuimen valtuuttaman kääntäjän käännöstä yhdessä; rekisterinumeroiden selittäminen helpottaa virkailijan työtä huomattavasti. Alankomaissa maahanmuuttoviranomainen ja oppilaitokset pyytävät eri kokonaisuuksia, joten samasta merkinnästä voidaan tarvita kaksi kappaletta, ja kääntäjältä edellytetään merkintää viralliseen rekisteriin. Yhdysvalloissa ei ole auktorisoitujen kääntäjien järjestelmää; maahanmuuttoviranomainen hyväksyy englanninkielisen käännöksen, jossa on allekirjoitettu oikeellisuusvakuutus. Vertailua varten katso maaoppaamme.

Tälle asiakirjalle tyypilliset virheet

• Pelkän perusotteen esittäminen silloin, kun pyydetään tapahtumatiedot sisältävää otetta; hakemus jää puutteelliseksi, koska tapahtumahistoria ei näy.
• Niteen ja perheen järjestysnumeron kääntäminen ikään kuin ne olisivat osoitetietoa.
• Väestörekisteriin kirjaamispaikan sekoittaminen syntymäpaikkaan.
• Etu- tai sukunimen muutosta koskevan rivin ohittaminen.
• Turkkilaisten erikoismerkkien yksinkertaistaminen ja etääntyminen passin kirjoitusasusta.
• e-Devlet-tulosteen viivakoodin ja todennuskoodin siirtämättä jättäminen käännökseen.

Aloita oikeasta kappaleesta

Väestörekisteriotteen yleisin ongelma ei ole käännös vaan väärän kappaleen valinta. Kun kerrot meille, mille viranomaiselle olet hakemassa ja mihin tarkoitukseen, määritämme yhdessä, mikä kappale tarvitaan, riittääkö kansainvälinen lomake ja mitä vahvistustasoa edellytetään. Kielet löydät kielisivultamme ja kaupunkitiedot provinssisivultamme; asiakirjasi voit lähettää tarjouslomakkeella.

Tämä sivu on tarkoitettu yleiseksi tiedoksi; vahvistustason, jolla asiakirjaa pyydetään, määrää sitä pyytävä viranomainen. Suosittelemme varmistamaan tilanteen asiaa käsittelevältä viranomaiselta.