Apostillella vahvistettu käännös

Apostillella vahvistettu käännös taas on kahden työn yhdistelmä: asiakirjan kääntäminen kohdekielelle ja ketjun sulkeminen apostille-merkinnällä. Se, missä järjestyksessä nämä kaksi työtä tehdään, on prosessin ratkaisevin ja virhealttein kohta.

Ensin käännös vai ensin apostille?

Yhtä ainoaa oikeaa vastausta ei ole; vastaus riippuu siitä, minne asiakirja menee. Perusskenaarioita on kaksi. Ensimmäisessä apostille haetaan alkuperäiselle asiakirjalle, minkä jälkeen apostilloitu asiakirja käännetään kokonaisuutena; tätä reittiä seurataan, jos kohdemaa haluaa nähdä sekä asiakirjan että merkinnän omalla kielellään. Toisessa tehdään ensin notaarin vahvistama käännös ja apostille lyödään tähän vahvistukseen; tämä reitti pätee, kun kohdemaa haluaa nähdä Türkiyessä tehdyn käännöksen vahvistettuna.

Jotkin maat taas edellyttävät, että käännös tehdään niiden omalla alueella ja että sen tekee niiden itsensä valtuuttama kääntäjä. Tällöin Türkiyessä haetaan apostille vain alkuperäiselle asiakirjalle ja käännös teetetään kohdemaassa. Tämä mahdollisuus on suurempi maissa, joissa on oma kääntäjien valtuutusjärjestelmä, kuten Saksassa, Ranskassa ja Espanjassa. Olemme koonneet maakohtaiset järjestelmäerot maaoppaaseen.

Mikä viranomainen antaa apostillen?

Türkiyessä apostille-toimivalta ei ole koottu yhteen paikkaan; toimivaltainen viranomainen vaihtelee asiakirjan tyypin mukaan. Hallinnollisista asiakirjoista vastaavat provinssihallinnot ja piirihallinnot, oikeudellisista asiakirjoista taas oikeuskomissiot niissä keskuksissa, joissa toimii vakavien rikosten tuomioistuin. Väärälle viranomaiselle meneminen tarkoittaa viivästystä, joka voi kestää päiviä.

Asiakirjatyyppi	Luokka	Toimivaltainen viranomainen
Turkkilainen väestörekisteriote, syntymä- ja vihkitodistus	Hallinnollinen	Provinssihallinto / piirihallinto
Tutkintotodistus ja opintosuoritusote	Hallinnollinen	Provinssihallinto / piirihallinto
Tuomioistuimen päätös, rikosrekisteriote	Oikeudellinen	Türkiyen oikeuskomissio
Notaarin vahvistama valtakirja tai käännös	Oikeudellinen	Türkiyen oikeuskomissio
Kaupparekisterin asiakirjat	Hallinnollinen	Provinssihallinto / piirihallinto

Apostille haetaan pääsääntöisesti sen provinssin toimivaltaiselta viranomaiselta, jossa asiakirja on laadittu. Jos aineisto koostuu eri kaupungeissa laadituista asiakirjoista, myös apostille-menettelyt hoidetaan useassa provinssissa. Näet provinssisivulla, missä kaupungeissa hoidamme asioita.

Maat, jotka eivät kuulu apostille-järjestelmään

Jos kohdemaa ei ole yleissopimuksen osapuoli, apostillesta ei ole hyötyä; sen sijasta käytetään laillistusketjua. Ketju muodostuu tyypillisesti notaarin vahvistuksesta, sen jälkeen asianomaisen ministeriön laillistuksesta ja lopuksi kohdemaan Türkiyessä olevan edustuston laillistuksesta. Ketju kestää pidempään ja riippuu edustuston omasta ajanvarauskalenterista.

Jäsenyystilanne ei ole pysyvä: viime vuosina moni maa on liittynyt yleissopimukseen, ja joidenkin soveltamiskäytäntö on siirtymävaiheessa. Siksi kohdemaan ajantasainen tilanne on syytä varmistaa yleissopimuksen virallisesta osapuoliluettelosta ennen menettelyn aloittamista. Me annamme tämän varmistuskehotuksen aina mukana maasivuilla.

Laadunvarmistus: myös merkintä itse on käännös

Apostille-merkintä koostuu vakiomuotoisista numeroiduista kentistä, joiden otsikot on määritetty yleissopimuksen tekstissä. Kun merkintä käännetään, tämä vakiorakenne on säilytettävä, kenttien numerot on jätettävä paikoilleen ja merkinnän antaneen viranomaisen nimi on siirrettävä sen virallisessa kirjoitusasussa. Vapaa käännös voi johtaa siihen, ettei merkintää tunnisteta kohdeviranomaisessa.

Toinen tarkastuskohta on asiakirjan ja merkinnän välisen siteen fyysinen säilyminen. Apostilloidun asiakirjan sivuja ei saa irrottaa toisistaan eikä siihen saa tehdä lisätoimenpiteitä. Jos käännös liitetään asiakirjaan jälkikäteen, on selvästi näyttävä, mihin kappaleeseen se on liitetty.

Mitä apostille ei varmenna?

Suurin osa apostilleen liittyvistä vääristä odotuksista syntyy siitä, että merkinnän kattavuutta liioitellaan. Apostille ei kerro, että asiakirjan sisältö olisi oikein. Se, että tutkintotodistuksella on apostille, ei myöskään tarkoita, että todistus katsottaisiin päteväksi kohdemaassa; vastaavuuden tunnustaminen on täysin erillinen prosessi, jota hoitaa eri viranomainen.

Samoin apostille ei anna takeita käännöksen oikeellisuudesta. Notaarin vahvistamaan käännökseen lyöty apostille varmentaa vain notaarin toimivallan. Käännöksen laadusta vastaa edelleen kääntäjä. Kun tietää, että nämä kolme kerrosta (sisältö, käännös, toimivalta) kantavat kukin oman vastuunsa, näkee etukäteen, mihin aineisto voi jäädä jumiin.

Kolmas väärä odotus koskee nopeutta. Apostille lyhentää laillistusketjua muttei poista prosessia; asiakirjan hankinta, sen käännös ja tarvittaessa ennakkovahvistus vaativat edelleen oman aikansa. Ketjun hitain lenkki ei yleensä ole apostille vaan asiakirjan saaminen viranomaiselta.

Türkiyessä käytettävät ulkomaiset asiakirjat

Prosessi toimii myös vastakkaiseen suuntaan. Jotta ulkomailla laadittua asiakirjaa voidaan käyttää Türkiyessä, sen odotetaan saaneen apostillen omassa maassaan. Türkiyessä toimiva notaari tai provinssihallinto ei vahvista ulkomaisen viranomaisen toimivaltaa; siksi ketjun ensimmäinen lenkki rakennetaan aina siinä maassa, jossa asiakirja on laadittu.

Kun apostilloitu ulkomainen asiakirja on saapunut Türkiyeen, sekä asiakirja että merkintä käännetään turkin kielelle ja käännös viedään tarvittaessa notaarin vahvistettavaksi. Yleinen virhe on kääntää vain asiakirja ja jättää apostille-merkintä kääntämättä; tällöin aineisto voidaan katsoa puutteelliseksi.

Jos kohdemaa ei ole yleissopimuksen osapuoli, laillistusketjua käytetään myös Türkiyeen tuotavassa asiakirjassa: ensin asiakirjan oman maan toimivaltaisen viranomaisen vahvistus, sen jälkeen Türkiyen kyseisessä maassa olevan edustuston laillistus. Koska tämä reitti kestää pidempään, se on käynnistettävä ennen matkasuunnitelman tekemistä.

Toinen usein toistuva ongelma ulkomaisissa asiakirjoissa on se, ettei asiakirjalla ole vastinetta Türkiyessä. Toisen maan omaleimainen rekisteröintitapa voi tuottaa asiakirjanimen, jolla ei ole täsmällistä vastinetta turkin kielessä. Tällaisissa tilanteissa oikea lähestymistapa on siirtää asiakirjan nimi kuvailevassa muodossa ja säilyttää käännöksessä myös lähdekielinen nimi; rinnastaminen paikalliseen asiakirjanimeen tuottaa väitteen vastaavuudesta, jota ei ole.

Mikä määrää hinnan?

Apostille-merkinnästä itsestään maksettava virallinen erä ja käännöspalvelun hinta on ajateltava erikseen. Käännöspuolella kustannuksia määräävät sivumäärä, kielipari ja asiakirjan tekninen tiiviys. Prosessipuolella työmäärää ei määrää asiakirjojen lukumäärä vaan se, kuinka monen eri viranomaisen kautta aineisto kulkee.

Yhden tutkintotodistuksen kohdalla riittää yksi käynti provinssihallinnossa, kun taas viiden asiakirjan aineisto, joka on laadittu kolmessa kaupungissa, vaatii paljon enemmän koordinointia. Siksi apostillea vaativissa töissä tarjousta ei voi antaa näkemättä asiakirjaluetteloa. Kerromme hintasivulla erä erältä, mitä hintaan sisältyy.

Usein kohdatut tilanteet

• Korjaus apostillen jälkeen. Merkinnän hankkimisen jälkeen asiakirjaan tehty pieninkin muutos tekee apostillesta toimimattoman; prosessi alkaa alusta.
• Sähköisesti allekirjoitetut asiakirjat. Joissakin sähköisesti tuotetuissa asiakirjoissa apostille-menettely toimii toisin. Jos asiakirjassa on QR-koodilla varustettu varmennusosoite, on kysyttävä etukäteen, hyväksyykö kohdeviranomainen sen.
• Monikieliset vakioasiakirjat. Jotkin väestörekisteriasiakirjat voidaan laatia monikielisinä, jolloin erillistä käännöstä ei välttämättä pyydetä; apostillen vaatimus ei kuitenkaan poistu.
• Määräaika. Apostillella itsellään ei ole voimassaoloaikaa, mutta sen alla olevalla asiakirjalla voi olla. Viranomaiset katsovat useimmiten asiakirjan päiväystä, eivät merkinnän päiväystä.

Kun lähetät asiakirjaluettelosi tarjouslomakkeella, selvitämme ja kerromme etukäteen, mikä viranomainen on toimivaltainen kunkin asiakirjan osalta ja mitä järjestystä noudatetaan.

Seuraava kuvaus tiivistää tyypillisen käytännön; viranomaisten toimintatavat voivat vaihdella. Ennen päätöksentekoa kannattaa katsoa viranomaisen omaa julkaisua.