Viisumiasiakirjojen käännös

Siksi viisumiaineistoissa yleisin menetys ei johdu väärästä käännöksestä vaan puutteellisesta tai väärän muotoisesta käännöksestä. Riskiä kasvattaa lisäksi se, että ajanvarauspäivä on kiinteä mutta valmisteluun kuluva aika vaihtelee.

Mitkä asiakirjat käännetään ja mitkä eivät?

Konsulaatit pyytävät yleensä kolmea asiakirjaryhmää: henkilöllisyyttä ja siviilisäätyä koskevat asiakirjat, tuloja ja työtilannetta koskevat asiakirjat sekä asiakirjat, jotka osoittavat matkan tarkoituksen. Se, mitkä näistä käännetään, vaihtelee edustuston mukaan. Osa edustustoista edellyttää omaa virallista kieltään, osa hyväksyy englannin; jotkin taas eivät pyydä käännöstä numeerisista asiakirjoista, kuten tiliotteesta.

Hakemuksen tarkoitus	Keskeiset asiakirjat	Ratkaiseva kohta käännöksessä
Matkailu	Turkkilainen väestörekisteriote, tiliote, hotelli- ja lentovaraus	Päiväysmuoto ja summien täsmällinen siirtäminen
Liikematka	Kutsukirje, toimintatodistus, nimenkirjoitustodistus, verotodistus	Yhtiön toiminimen käyttäminen kaupparekisterin kirjoitusasussa
Opiskelu	Hyväksymiskirje, tutkintotodistus, opintosuoritusote, taloudellinen vakuus	Kurssien nimet ja arvosana-asteikon selittäminen
Perheenyhdistäminen	Turkkilainen vihkitodistus, syntymätodistus, tapahtumatiedot sisältävä väestörekisteriote	Sukulaisuussuhteiden täydellinen esittäminen
Työnteko	Työsopimus, tutkintotodistus, ammattipätevyystodistukset	Nimikkeen ja tehtävänkuvan vastine kohdemaassa

Taulukko on vain kehys; lopullinen luettelo on aina edustuston itsensä julkaisema asiakirja. Löydät maaoppaastamme, mikä maa odottaa mitäkin vahvistustapaa, ja asiakirjaoppaastamme asiakirjakohtaiset yksityiskohdat.

Aikataulun rakentaminen takaperin

Viisumiaineistossa suunnittelu tehdään ajanvarauspäivästä taaksepäin. Ajanvarauspäivä on kiinteä; asiakirjojen hankinnan, käännöksen ja tarvittaessa vahvistuksen on ehdittävä tähän päivään. Ketjun hitain lenkki ei yleensä ole käännös vaan asiakirjan saaminen viranomaiselta: osa asiakirjoista annetaan samana päivänä, osa vaatii erillisen hakemuksen.

Toinen riski on asiakirjojen tuoreusvaatimus. Moni edustusto vaatii, että asiakirja on tuore. Liian aikaisin hankittu väestörekisteriote voidaan katsoa ajanvarauspäivänä ”vanhaksi”. Siksi järjestys on tämä: ensin luettelo lyödään lukkoon, sitten asiakirjat hankitaan ja viimeisenä tehdään käännös.

Prosessin vaiheet

1. Poimitaan edustuston julkaisema ajantasainen asiakirjaluettelo ja määritetään kohdekieli.
2. Asiakirjat kootaan yksitellen; kunkin päiväys ja tuoreusvaatimus merkitään muistiin.
3. Merkitään, mikä asiakirja vaatii pelkän käännöksen, mikä notaarin vahvistuksen ja mikä apostillen.
4. Käännökset tehdään; nimien kirjoitusasut yhdenmukaistetaan passin latinalaisin kirjaimin kirjoitetun muodon kanssa.
5. Aineisto järjestetään edustuston vaatimaan järjestykseen ja alkuperäisen ja käännöksen vastaavuus tarkistetaan.
6. Lopputarkastus ennen ajanvarausta: käydään läpi puuttuvat sivut, allekirjoittamattomat asiakirjat ja vanhentuneet paperit.

Laadunvarmistus: nimen kirjoitusasu ja päiväysmuoto

Viisumiaineistoissa laadunvalvonnan ensimmäinen kohta on nimen kirjoitusasu. Se, miten turkin kielen erikoismerkkejä sisältävät nimet kirjoitetaan kohdekielellä, ei ole mielivaltainen valinta; lähtökohtana on passin koneluettavan kentän kirjoitusasu. Muutoin virkailija ei voi varmistaa, että kaksi asiakirjaa kuuluu samalle henkilölle.

Toinen kohta on päiväysmuoto. Järjestys päivä-kuukausi-vuosi vaihtelee kohdekielen käytännön mukaan, ja tätä muutosta tehtäessä lähdeasiakirjan päiväyksen väärin lukeminen on todellinen riski. Kolmas kohta ovat summat: valuutan tunnus, tuhaterotin ja desimaalimerkki mukautetaan kohdekieleen, mutta itse luku ei muutu koskaan.

Neljäs kohta ovat organisaatioiden ja nimikkeiden nimet. Ministeriön, yliopiston tai viraston nimi siirretään siinä muodossa, jota organisaatio itse käyttää vieraskielisenä virallisena vastineenaan, jos sellainen on. Vapaa käännös vaikeuttaa virkailijan mahdollisuutta tunnistaa organisaatio ja pidentää aineiston käsittelyaikaa.

Aineiston sisäinen johdonmukaisuus

Viisumiaineisto ei ole yksi asiakirja vaan joukko asiakirjoja, jotka tukevat toisiaan. Konsulaatin virkailija ei lue asiakirjoja yksitellen vaan vertaillen niitä keskenään. Siksi aineiston sisäinen johdonmukaisuus voi olla jopa tärkeämpää kuin yksittäisten käännösten laatu.

Tyypillisiä epäjohdonmukaisuuden kohtia ovat: kutsukirjeen päivämäärät eivät vastaa lentovarauksen päivämääriä, työnantajan antaman lomakirjeen kesto on lyhyempi kuin matkan kesto, tulotodistuksen nimike poikkeaa työsopimuksen nimikkeestä. Mikään näistä ei ole käännösvirhe; käännösvaihe on kuitenkin viimeinen kohta, jossa nämä epäjohdonmukaisuudet voidaan havaita.

Hyvä käännösprosessi raportoi nämä erot. Tiimi, joka käsittelee asiakirjat yhtenä kokonaisuutena, näkee päiväysten ja nimien ristiriidat ja voi ilmoittaa niistä hakijalle. Asiakirjojen käännättäminen yksitellen ja eri aikoina poistaa tämän maksuttoman tarkastusmahdollisuuden.

Opiskelu- ja työaineistoissa lisäkerros

Matkailuhakemuksissa käännös on yleensä viimeinen vaihe. Opiskelu- ja työhakemuksissa käännöksen takana on kuitenkin vielä toinen prosessi: tutkintotodistuksen tunnustaminen kohdemaassa. Tämä prosessi kulkee viisumiaineistosta erillään, vaatii hakemuksen toiselle viranomaiselle ja kestää useimmiten paljon pidempään.

Siksi näissä kahdessa hakemustyypissä suunnittelu on rakennettava taaksepäin tunnustamishakemuksesta eikä viisumiajanvarauksesta. Kun myös kurssikuvaukset pyydetään, käännettävä laajuus ylittää yhden tutkintotodistuksen moninkertaisesti, ja aikataulu on sovitettava sen mukaan.

Työhakemuksissa taas ammattipätevyystodistukset ovat oma aiheensa. Säännellyissä ammateissa, kuten terveydenhuollossa, tekniikassa, oikeudessa ja opetuksessa, tutkintotodistuksen kääntäminen ei anna oikeutta harjoittaa ammattia; kohdemaan ammattijärjestö käy läpi oman tunnustamisprosessinsa. Viisumiaineisto ei korvaa tätä prosessia ja valmistuu useimmiten ennen sitä. Näiden kahden prosessin eron näkeminen heti alussa on realistisen aikataulun edellytys.

Pitkäaikaista oleskelua ja asettumista koskevissa hakemuksissa aineisto jatkuu vielä viisumivaiheen jälkeenkin. Maahan saapumisen jälkeen samoista asiakirjoista voidaan pyytää uusia kappaleita asumista, terveydenhuollon kirjaamista, koulukirjausta ja pankkiasiointia varten. Siksi on yleinen ja osuva valinta ottaa viisumiaineistoa valmisteltaessa samalla kertaa myös ne kappaleet, joita tarvitaan perillä.

Mikä määrää hinnan?

Viisumiaineistoissa ensimmäinen kustannuksia määräävä tekijä on asiakirjojen lukumäärä, koska jokainen asiakirja muodostaa oman vähimmäisyksikkönsä. Toinen on vahvistuskerros: pelkän käännöksen ja notaarin vahvistaman käännöksen välillä on tuntuva ero. Kolmas on aikataulu; aineistot, joissa ajanvaraukseen on hyvin vähän aikaa, otetaan ensisijaiseen työkulkuun.

Kun lähetät koko aineistosi yhdellä kertaa, kokonaiskustannus on asiakirjojen välillä toistuvien kenttien ansiosta paremmin ennakoitavissa kuin lähetettäessä osissa. Voit katsoa ajantasaiset vaihteluvälit hintasivulta ja lähettää aineistosi tarjouslomakkeella.

Usein kohdatut tilanteet

• Verkosta ladattu luettelo. Foorumeilla jaetut asiakirjaluettelot ovat useimmiten vanhentuneita. Ainoa luotettava lähde on edustuston oma tiedote.
• Hylätyn hakemuksen uusiminen. Toisessa hakemuksessa asiakirjat voi joutua hankkimaan uudelleen; vanhat käännökset voivat kaatua päiväysvaatimukseen.
• Saattajien ja lasten aineistot. Alaikäisiä koskeva suostumusasiakirja on oma asiakirjansa ja vaatii useimmiten notaarin vahvistaman käännöksen.
• Usean maan matka. Kun haetaan useaan maahan, jokainen edustusto pitää oman kappaleensa; kappalemäärä on suunniteltava alusta alkaen.

Tämä sisältö antaa yleisen kehyksen; toimenpidekohtaiset yksityiskohdat voivat vaihdella. Suosittelemme seuraamaan voimassa olevaa käytäntöä virallisesta tiedotteesta.